İleti(Yöneti)şim

İleti(Yöneti)şim İLETİ(YÖNETİ)ŞİM İnsanda dilince değişir alın yazısı, Ya yurda baş olur, ya başı gider Kutadgu Bilig Birer toplumsal sistem olan yönetimlerin oluşması ve varlığını devam ettirebilmesi, içte ve dışta kurdukları ilişkileri belli bir düzen içinde sürdürmelerine, denetlenmesine ve örgütün amaçları doğrultusunda emin bir ahenk ve yapı içinde etkin bir irtibat politikasının izlenmesine bağlıdır Bir sistem olarak iletişim olgusunun amacı, örgütsel ilişkilerin kesin bir harmoni içine alınması ve böylece bireysel amaçlar ile örgütsel amaçlar aralarında bilinçli bir dengenin kurulmasıdır Hangi ortamda hangi yöneticiye sorarsanız sorun, insanların yaşadığı en büyük sıkıntının iletişimle ilgili nedenlerden kaynaklandığını göreceksiniz İletişimin iyi olmaması nedeniyle, yöneticilerin çalışanlarıyla ve çalışanların kendi arasında kurduğu ilişkilerde hüsran ve gerginliğin yaşanması sık rastlanılan durumlardır Eğer bir yerde bir sorun varsa bunun altında yatan iki esas niçin olabilir Ya yetki sahibi olanlar sahip olduğu yetkiyi kullanamıyor, ya da yetki sahibi olmayan halk, sahip olmadığı yetkiyi kullanmaya çalışıyor Yönetimde irtibat, birimleri ve çalışanları birbirlerine bağlayan, uzlaşma ve uzlaşmalarını karşılayan esas bir daha alçak sistemdir Bu Nedenle birimlerdeki kişiler mesuliyet bilinci içinde yönetimi sahiplenir ve yönetimin amacını yerine getirmek için somut ve düşünsel gücünü inanarak harcayan birey haline gelirler Yönetimde iletişim hiyerarşik basamakların belirlenmesinde ve yönetsel otoritenin sağlanmasında önemli rol oynar Yönetimin işleyebilmesi için, örgütte nelerin nasıl yapıldığının, nelerin nasıl yapılacağının içten olarak bilinmesi gerekir Yönetimde yapılana ve yapılacak olana ilişkin bilginin dolaşması örgütün işlemesi için gereklidir Bir yönetimde görevler ne denli iyi düzenlenmiş olursa olsun, ödev tanımları ne kadar açık olursa olsun, görevleri yapacak işgörenler arasında iletişim olmadan eşgüdüm ve amaçlara karşın etkileşim olmaz Yönetsel irtibat, yöneticinin gönderdiği mesajın anlamını işgörene anlatmasını, benimsetilmesini, onu eyleme geçirmesini de kapsar Örgütsel amaçları gerçekleştirebilmek için yapılan işlem ve eylemlerden geri bildirim yoluyla tepkileri, yanıtları taşımak zorundadır Böylece, keza yöneticinin çalışanı etkilemesini, keza de çalışanın yöneticiye yanıtını taşıyan çift yönlü bir iletişim süreci olarak gerçekleşir Idareci için iletişim, yönetici yönü sonucunda ortaya çıkan bir gereklilik ve zorunluluktur Yönetici iletişim faaliyetinde üç bambaşka tahsis üstlenir Monitör rolü; bilgi isteme ve alma hareketidir Formel ya da informel, iç ve dış kaynaklardan elde ettiği bilgiler sayesinde örgütün ve çevrenin işleyiş şeklini algılar Sözcülük rolü; yöneticinin örgüt dışındaki veya kendisinin üstü pozisyonundaki kişilere ve tedarikçi, alıcı, vatandaş, basın, kurum ve kuruluşlara data sağlama rolünü üstlenir İletme rolü ise; yöneticinin dışardan aldığı bilgileri birleştiricilik özelliği yoluyla örgüt içine ve örgüt içi kaynaklardan aldığı bilgileri önderlik rolü ile astlarına aktarmasıdır Geniş anlamda hiyerarşi, örgütün devir, yetki, yükümlülük ve statü bakımından kademeleşmesini, her alt kademenin bir üst kademenin denetiminde bulunmasını belirtir Formel örgütlerin söz konusu hiyerarşik yapıları etkin irtibat engeli olarak kabul edilir Kaliteli bir iletişim, örgütte öncelikle yöneticilerle çalışanlar aralarında iyi ilişkilerin kurulmasında ve sürdürülmesinde manâlı rol oynar Çalışanlar farklı beklentiler içerisinde ve gereksinimlerinin karşılanacağı inancını taşımaktadırlar İyi bir irtibat kurulmamışsa yöneticiler, çalışanların ne istediklerini, beklentilerini bilmeyecek veya anlamada güçlük çekeceklerdir Kaliteli bir irtibat sistemi, keza yöneticilerin hem de çalışanların değişik sorun ve beklentilerine ışık tutarak, sorunların çözümüne ulaşmasını sağlayacaktır Bu Vesile Ile astlar, örgütün şimdiki ve gelecekteki durumu hakkında bilgi sahibi olacak, kendilerinin ne beklediğini, ne yapmaları gerektiğini ve keza yönetimden ne isteyeceklerini bileceklerdir Astların boşboğaz isteklerde bulunması, tedirgin ve ümitsiz olmaları engellenmiş olacak, gönüllü katılımları ile belirlenmiş olan işbirliği ortamında can atarak çalışmaları sağlanmış olacaktır Iletişim sisteminin başarısı, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilginin çabuk, idareli ve dürüst olarak elde edilebilmesine bağlıdır Etkili bir örgüt yönetimi, içten kararların alınmasıyla olanaklıdır Doğru kararların alınması ise; ayrı konularda farklı alanlara yönlendirilmiş ve içten bilgilerin veya verilerin elde edilmesine bağlıdır İyi bir iletişimci olarak değerlendirilmek isteyen yöneticilerin, yönetim ve irtibat konularında kabiliyetli olmaları gerekir Böyle bir idareci, yönetim alanını iyi bilmeli, insan ilişkilerinde bilgili, örgütsel etkinlikleri anlayabilecek düzeyde olmalıdır Idare becerisi kavramı ele alınırken açıklama edilen tüm yeteneklerde iletişimin kayda değer yeri olduğu görülmektedir Tüm bu yeteneklere dil kullanma becerisi eklendiğinde yönetici iyi bir iletişimci haline gelir Dilden kaynaklanan irtibat engellerini kelimelerden ve semantik konusundan kaynaklanan engeller olarak ikiye ayırmak mümkündür Kelimelerden kaynaklanan birincil problem, fena ve uygun olmayan kelime seçimidir Böyle bir engel, yöneticinin çalışanı inceleme etmemesi, onun kelime ve bilgi düzeyini belirlememesinden nedeniyle ortaya çıkar Başka bir ifadeyle, yöneticinin mesajı çalışanını data temeline dayandırmaması, iletişimde sözcük ve dilden kaynaklanan bozukluklara neden olmaktadır İkinci kayda değer dil engeli, çalışanın kendisine gelen mesajdaki sözcük ve sembollere yöneticiden daha ayrı anlamlar verdiğinde ortaya çıkar Anlam bozukluğu olarak açıklama edilen bu engel, kelimelerin herkes için aynı anlamda anlaşılmadığı ve kelimelerin anlamının kendi içinde değil, çalışanın psikolojik dünyasında olduğu gerçeğini yansıtmaktadır Benzer kelimenin öbür kişilerde farklı anlamlar açıklama etmesi kayda değer bir iletişim engelidir Başka bir açıklama ile kasıt farklılıkları, yanlış anlamanın, iletişimde çatışmanın başlıca nedenidir Dili simgeleyen duygu ve fikirleri açıklayan sembollerin fena seçimi ve kasıt karışıklıkları bu engelin yaratılmasına ve iletişimin bozulmasına esas niçin oluşturmaktadır genelde statü, örgütsel ve sosyal sistem içerisindeki pozisyon ve bu pozisyonun belirlediği adalet ve yükümlülükleri açıklama eder Statü ve mevkiler, adalet, yetki ve görevlerin biçimsel organizasyon içindeki kademeleşmesini, subjektif anlamda statü ise; bireylerin birbirlerini değerlendirmelerini ve bireysel hükümlerini açıklama eder Yöneticilerin sahip oldukları statü, onların saygınlık ve örgütteki yetki ve tesir derecesini göstermekte ve çoğunlukla bir takım sembollerle temsilcilik edilmektedir Statü sembolleri olarak da adlandırılan bu simgeler genel olarak bambaşka düzeydeki yöneticiler arasında kendini göstermekte ve hiyerarşik sıralamada bulunan her bir yönetici ile, bir daha aşağı düzeyde bulunan yöneticiden daha ayrı bir çevre sağlamaktadır Manâlı statü sembolleri aralarında üyenin sahip olduğu unvan, aldığı vergi, ofisinin soylu davranış ve küçüklüğü, iç ve dış çevresi, akustik yapısı, yönetim dışındaki haysiyet ve saygınlığı gibi ayırtaçlar örgüt içindeki davranışları manâlı ölçüde etkilemektedir Çalışmalar, yöneticiler arasındaki statü farklılıklarının kişiler arasındaki iletişimin yönünü ve sıklığını belirleyen esas unsur olduğunu ve bu yolla iletişime engel oluşturabileceğini göstermektedir Bu anlamda iyi bir idareci, çalışanına değer veren, akıllı, içten, güvenilir, kredibilitesi yüksek ve aklıselim olabilmelidir Empati yeteneğine sahip idareci kendisini iyi tanımalı, iletişimin anlam ve önemini bilmeli, duygusallıktan kaçınmalı, nesnel olmalı, konuşurken ses tonunu iyi ayarlayabilmelidir AHMET YATKIN FIRAT ÜNİVERSİTESİ, ILETIŞIM FAKÜLTESİ Ahmet meyilli