iş için yazılan e-mailler nasıl etkili olur

Meslek dünyasında hepimiz hergün email kullanıyoruz Bazısı kısa yazılı, bazısı orta uzunlukta ve bazısı destan gibi olan bir ton email

Bir fikri açıklamak, bir problemi çözmek veya bir öneriyi arzetmek için yazılan emaillere baktığımda mesaj yazmakta ne kadar zorlanıldığını farkediyorum

Bir email mesajı hazırlarken uyarı edilmesi gereken noktalardan işte üçü:

• boşu boşuna özür dileğiyle doymuş mesajlardan vazgeçin! Bir konuda bir öneriniz yada fikriniz varsa, özür dileyerek açmak yada “lütfen ve n ’olur beni hatalı kavrayış açıklamalarıyla doymuş bir email düzenlemek kendinize güvensiz olduğunuz hissini yaratır Eğer karşısında tarafın alınacağını düşünüyorsanız ya yazmayın, yazacaksanız da kendinize güvenli bir tarz seçin Mesajınızın nasıl algılanacağından belirli değilseniz, telefon edip “Bir fikrim var Bu konuda sana bir email göndermek istiyorum Muhtemel mü? diyerek kişinin konu hakkındaki düşüncelerini öğrenebilirsiniz

• Tanımadığınız, nasıl hitap etmeyi bilmediğiniz kişilere iş ile ilgili bir email atarken resmi bir yazışma dili kullanmayı tercih edin Ama “Sayın Meltem hanım yada “Merhaba Tarık bey ya da “Sayın Erdoğan tarzı bir antre mutlaka yapın Hitap ederken “Sayın Seda Tantan gibi kişinin hem ad keza soyadının bulunduğu bir girişi seçim etmeyin Bu tür kullanımlar CRM yaptığını zanneden şirketlerin hiç tanımadıkları insanlara spam olarak yolladıkları emaillerde sadece yer alır! Bunun yanısıra yazınızın tonunu iyi ayarlayın Mesajınızın kime gittiğine tabi olarak resmi yada daha yumuşak bir tarz olup olmaması gerektiğine karar verin Mesajınız karşı tarafla bir bono kurmaya çalışır doğal olarak fakat erkek arkadaşınıza yazı yazan gibi hissettirilen bir duygusallıktan, yada acizlik duygusu yaratan cümlelerden uzakta durun

• Fikrinizi net bir şekilde açıklama edin Çoğu kişi hergün yüzlerce email ile boğuşuyor Destan okumaya kimsenin zamanı değil Bundan da öte, fazla uzun yazılı bir email, kişinin kafasının ne değin karmakarışık olduğunun ifadesi olabileceği gibi, düşüncelerini ifade edemeyen bir birey olduğunun da göstergesidir Net anlatım illa “kısa anlatım seslenmek değildir Dozu iyi ayarlayabilmektir Karşınızdaki kişiden birşey istiyorsanız, ne istediğinizin “net oalrak ifade edildiğinden belli olun Aksi takdirde karşınızdaki kişiden emailinize cevap gelmezse “acaba neden diye düşünmeyin!

Emaili bölge taraf sizseniz, o zaman da pozitif alıngan olmaktan, her cümlenin aşağıda bir buzağı aramaktan uzak durmaya bakın

alıntıdır

*