İşletmelerde Ahenk ve Tertibin Önemi ve 5S Tekniği

İster ufak bir ofis, ister büyük bir fabrika olsun; kar maksimizasyonu (en büyüklemesi) temin etmek istenen bitmiş, bir armoni ve tertibin olması şarttır Endüstrilerde kullanılan barkodlama, etkin raf kullanımı gibi 5S tabanlı yöntemler, aranan materyalin derhal bulunması, ya da üretimde kullanılacak çiğ maddenin anında imal hattına alınması ile ilk elden ilgilidir
Meslek dünyasında ahenk ve tertipten bahsederken, 5S tekniğinden de dem vurmak gerekir 5S tekniği, 5 belli başlı adımdan oluşan, gayesi “alıştırma ortamının organizasyonunu sağlayabilmek ve israflardan uzak durma konusunda tezgâhtar olabilmek olan, oldukça kolay bir yöntemdir Bütün yeniden yapılandırma çalışmalarının ve yalınlaştırma projelerinin temelinde, söz konusu 5S tekniği yatmaktadır Öbür bir tanımla 5S, kaliteli egzersiz ortamı yaratabilmek ve bu ortamdaki düzenin sürekliliğini sağlayabilmek için kullanılan yöntemdir
5S, orijinali japonca olan 5 esas adımdan oluşur Bu adımlar;
– Seiri (Sınıflandır)
– Seiton (Sırala Düzenle)
– Seiso (Sil Temizle)
– Seiketsu (Standartlaştır)
– Shitsuke (Sahiplen Sistemi Koru)
Bu teknik ve bağlı olan adımlar, imal bölümünde ya da büro ve depo gibi daha ahenkli durması gereken bütün alanlarda uygulanabilir haldedir Mesela, bir stok alanında, bu teknik yardımıyla ayrıca uyum sağlanır, hem vakitten gelir elde edilir, keza de ekstra harcamalar ve israflar önlendiği için genel karlılık oranları artırılır Çünkü, bütün bu anlatılan fazla geri dönümler, doğrusu fazla aşina kargaşalıkların çözülmesi ile elde edilir ve esas olarak, düzensizliğin içinde elde var olanın bilinememesi ve bilinse de ulaşılamaması sorunlarının yaşanması gibi durumların ortadan kaldırılmasıyla olası olabilmektedir

İşletmelerin temel sorunlarından biri, kullanılan binlerce değişiklik aksesuarın, stok adedinin tamamen bilinememesidir Her başvuru sonrası her yerde sayımın olası olmadığı düşünüldüğünde, ilgili bölüm kendini riske atmayarak doğrusu elinde var olan aksesuardan bitmiş sipariş verir Gelen aksesuarlardan gereklilik olan kadarı kullanıldıktan sonradan, belirli bir adet takibi ve düzeni olmaması nedeniyle, aynı işlemler bir döngü şeklinde devam eder sonuç olarak, ola ki de ilerleyen dönemde yaşanacak bir sipariş değişiminin ardındaki, elde kalan binlerce pozitif aksesuar çöpe atılmak zorunda kalınır Bu da, işletmeyi, aslında fazla kolay önlenebilecek bir israftan nedeniyle hasar ettirir
5S tekniği, benzeri aynı kendi odanızı toparlar gibi, işletmelerde de zahmetsizce uygulanabilir Örneğin, odanızdaki gömlekleri askılara asıp dolaba yerleştirmenize benzer şekilde, deponuzdaki benzer ürünleri de tek bir rafta toplayabilirsiniz Nasıl ama pantolonlarınız ile şortlarınızı tekrar tekrar değil de farklı ayrı yerlerde istiflemekteyseniz, ofisinizdeki A4 kağıtlar ile A3 kağıtları da fraklı kap ve raflarda muhafaza edebilirsiniz Ilk ilk kez yapacağınız sınıflandırma, bu adımı takip eden düzenleme işlemleri ve arkasında yapılacak uygun bir temizlik işlemi, gerçekten 5S tekniğinin en kolay adımlarıdır Zorlama olan kısım ise, biraz da çalılşanların zihniyeti ve yeni sisteme olan olası dirençleri nedeniyle, telkin etmek istediğiniz standartlaştırma ve sistemi koruma adımlarıdır
Bir fazla işyeri, son 2 adımı kesintisiz hale getirememekte, bu nedenle 5S tekniği yarıda kalmaktadır Birincil yapılan temizlik ve harmoni işlemleri, yönetici ve çalışanlara bir hevesle nüfus etse de, takip eden günlerde ve yoksa haftalarda, motivasyonun kaybolması ve hevesin geçmesi sonrası, karışıklıklar baş göstermektedir
Halbuki, rekabet anlamında oldukça sıkı bir pazarın içinde yer alan firmaların, kar edebilmeleri açısından iki kritik anlayışı olan zaman ve para kavramları, birçok vakit ahenk ve tertip ile ilk elden ilgilidir Sahip olduğu çiğ maddeyi ay da kullandığı materyali bilen bir departman, bu materyale ulaşma ve bütün zamanında bu materyali işleme alma konusunda bıkkınlık yaşamayacağı için, rakiplerinin önünde yarışa başlayacaktır bununla birlikte, tekrar bu disiplin ile her zaman elindeki materyalden sipariş geçmeyecek, siparişin termini için zaman kaybetmeyecek, fazladan ödeme yapmamış olacak ve firmanın dinamizmini de farkında olan olmadan artıracaktır
özetle, 5S tekniğinin işletmeye kazandırdıklarını maddeler halinde kâğıda dökmek istersek;
– Savurganlık görünür hale geleceği için yok edilmesi kolaylaşacaktır
– Her türlü güya mamul, ham madde, zorunlu aksesuar ve ekipman üstünde, şahısların kontrolü artacaktır
– Beyaz ya da mavi yakalı ayrımı olmaksızın, işletmede herkesin çalışmaya katılması nedeniyle, moral ve motivasyon yüksek olacaktır
– Patavatsız siparişler geçilmeyecek ve bu nedenle ekstar ödemeler yapılmayacaktır
– Pak ve düzenli ortam nedeniyle toz vb zararlı maddeler ortadan kalkacağı için çalışanlar daha dinç bir ortamda bulunmuş olacaktır
– Barkodlama, etiket uygulaması gibi devingen yöntemlere zemin hazırlanmış olacağı için, kurumsallaşma ve firmanın büyümesi anlamında gereken adımlar atılmış olacaktır
– Imal alanındaki akort etme (set up) süreleri kısalacaktır
– Kalite değerleri artacaktır
– Egzersiz alanı düzenli olduğu için meslek güvenliğine katkı maddesi sağlanacaktır