POS (Point Of Sale) Sistemi Nedir?

Pos sistemi satın alınan ürün veya hizmetin ödemesinin kredi kartı veya banka kartı ile yapılmasını sağlayan tahsilat sisteminin adıdır ve kullanılan cihaza post cihazı denir. POS kelimesi satış noktası kelimelerinin İngilizce karşılığı olan “Point of Sale” kelimelerinin baş harflerinden gelmektedir. Bu sistemin işleyişini kısaca şu üç maddede toplayabiliriz:
• Satış noktası (POS) sistemi, işletmelerin satın alma işlemlerini tamamlamasına, satış verilerini kaydetmesine ve iş performansı raporlarını görüntülemesine olanak tanır.
• Bazı POS sistemlerinde, müşteri, çalışan ve envanter yönetimi gibi ilave bazı özelliklere sahiptir.
• İşletmelerin kullandığı, pazarlama ve muhasebe programları gibi diğer iş uygulamalarıyla kolayca entegre edilebilirler.
Kredi kartı veya banka kartı ile yapılacak bir satış işlemini tamamlamak için şirketin bir POS sistemine ihtiyacı vardır. Her biri kendi içinde farklı özelliklere ve işlevlere sahip çeşitli POS sistemleri vardır; örneğin, satış işlemleri yapmak için basit bir platform yeterli olabilirken, envanter yönetimi gibi çeşitli operasyonel özellikleri olan bir sistem de kullanılabilir. İşletmeler için en iyi POS sistemi şirketin büyüklüğüne, sektörüne, bütçesine ve ihtiyacı olan özelliklere göre değişebilmektedir. Bu yazımızda, bir POS sisteminin ne olduğu, işlevi ve kullanırken nelere dikkat edilmesi gerektiği hakkında bilgiler bulunmaktadır. Ayrıca pos sistemi seçerken nelere dikkat edilmesi gerektiği ile ilgi bilgilendirici açıklamalar mevcuttur.

POS Sistemi Nedir?
POS sistemi iki öğeden oluşur: bunlar POS yazılımı ve POS donanımıdır. POS yazılımı, satın alma işlemlerini tamamlayan dijital bir teknoloji platformudur. Yazılım bulut tabanlı veya yerel sunucu tabanlı olabilir; bununla birlikte, bulut tabanlı yazılımlar, kullanılabilirliği, uygunluğu, güvenliği ve rahatlığı nedeniyle küçük işletme sahipleri arasında daha popülerdirler. Bulut tabanlı yazılım, internet bağlantısı olduğu sürece satış verilerine herhangi bir cihazdan erişilmesini sağlar ve bu, tesis dışındaki cihazları da içerir. Yerel sunucu tabanlı yazılımlar daha fazla kararlılık sunsa da, daha pahalıdır ve genellikle daha kapsamlı işletmelere yöneliktir. Pos sistemi türlerini başlıklar olarak şu şekilde sıralayabiliriz:
• Restoranlarda kullanılan POS sistemleri
• Perakendede kullanılan Pos sistemleri
• Bar işletmeciliğinde kullanılan POS sistemleri
• Salon ve SPA POS sistemleri
• Küçük işletmelerde kullanılan POS sistemleri
• Mobil POS Sistemleri
POS donanımı, satış işlemini gerçekleştirmek için bazı fiziksel bileşenleri bir araya getiren bir sistemdir. Bu bileşenler tablet, tablet standı, nakit çekmecesi, makbuz yazıcısı ve bir kart okuyucu veya kredi kartı terminali şeklindedir. Ayrıca bu sistem sektöre ve bütçeye bağlı olarak, barkod tarayıcılar, müşteri ekranları, arayan kimliği cihazları, kiosklar, bozuk para dağıtıcıları, mutfak yazıcıları, mutfak ekran sistemleri, dijital menü panoları, tartılar ve tablet kılıfları gibi ek POS donanımlarına da entegre edilebilir. Bunun yanında Mobil POS sistemleri, özellikle satış süreçlerinde esneklik sağladığı için küçük ve orta ölçekli işletmelerde yaygın olarak kullanılan bir tahsilat seçeneği haline gelmiştir.


POS Sistemi Nasıl Çalışır?
POS sisteminin temel işlevi kredi kart veya banka kartı yoluyla ödemesi yapılan bir satış işlemlerini tamamlamaktır. Ancak, bu işlemlerden elde edilen veriler diğer birçok işletme işlevi içinde kullanılabilir. Bir işletme bir müşterisi bir işlemi tamamlamak istediğinde, ödemelerini kart veya nakit şeklinde gerçekleştirmek için bir POS sistemi kullanır. Alışverişi bu sistemle ödemesini alarak gerçekleştirir ve verileri toplar. Bu veriler daha sonra envanter izleme, finansal raporlama ve gelecekteki iletişim ve referans için müşteri bilgilerini barındırma amacıyla sistem içinde saklanabilir.


İdeal bir POS sistemi sadece satışları kaydetmek yerine bazı ek özelliklere de sahip olmalıdır. Bazı POS sistemleri iş operasyonlarını otomatikleştirmek ve bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için diğer programlarla entegre olurlar. Örneğin, bazı POS çözümleri muhasebe ve pazarlama platformlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olarak çalışabilir. Kaliteli POS sistemleri, işletme sahibinin, verilerin analiz edilmesine ve bilinçli iş kararları almasına yardımcı olmak için raporlama araçları da dâhil olmak üzere, operasyonların tüm yönlerini birden çok özellik ve işlevsellikle yönetmesine olanak tanır. Bu sistemle çeşitli iş görevleri otomatikleştirerek, işletme sahibinin veya çalışanların diğer alanlara daha fazla zaman ayırabilmesine de fırsat yaratılabilir.

POS Sisteminin Temel Özellikleri
POS sistemleri, şirketlerin satış sürecini daha iyi yönetmesine ve müşteri hizmetlerini geliştirmesine yardımcı olacak özelliklere sahiptir. Bu sistem sayesinde satış, envanteri, müşteri yönetimi, çalışanlara sağlanan faydalar ve saat takibi gibi birçok iş gerekliliklerinin çoğu bir yerde toplanır. Post cihazı seçerken aşağıdaki özellikleri göz önünde bulundurmak yapılacak olan seçimde en doğru seçimi yapmaya yardımcı olacaktır:
• Satın alma yetenekleri: Çalışanlar, bir müşterinin satın aldığı öğeleri pos cihazına taratmak veya manuel giriş yapmak kaydı ile KDV’sini eklemek ve toplam satış miktarını hesaplamak için POS sistemini kullanabilir. Sistem daha sonra ödemeyi kabul eder ve bir makbuz oluşturur.
• Satış verileri kaydı: POS sistemi, seçilen sisteme bağlı olarak müşteri satış verilerini bulutta veya yerinde yerel bir sunucuya kaydeder ve depolar.
• Envanter izleme ve yönetimi: Sistemde müşteri siparişlerini çıkarmak için bir ürün kataloğu veya menü oluşturabilir. POS sistemleri envanteri takip eder ve ürün satıldıkça miktarları otomatik olarak günceller. Bazılarında düşük stok uyarıları ve satın alma siparişi vermeye dair özellikler bile bulunur.
• Üçüncü taraf entegrasyonu: İşletmede işin takibi için muhasebe yazılımı, bordro ve e-posta pazarlaması gibi başka iş programları kullanıyorsa, üçüncü taraf uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olan bir POS sistemi kullanılabilir. Bu, çeşitli uygulamaların bilgileri otomatik olarak paylaşmasına izin vererek raporları, müşteri listelerini ve diğer verileri manuel olarak indirme ve yükleme ihtiyacını ortadan kaldırır.
• Raporlama: POS sistemi, iş performansını ölçmeye ve satışlar, ürünler, müşteriler ve çalışanlar açısından bu verileri analiz etmeye yardımcı olan çeşitli raporlar oluşturabilir.
• Bağlılık programları ve müşteri yönetimi: Çoğu POS sisteminde, müşteri bilgilerini kaydetmeye ve pazarlama amacıyla kullanabilecek müşteri profilleri oluşturmaya olanak tanıyan temel müşteri yönetimi araçları bulunur. Müşteri sadakati programları genellikle bir eklenti özelliği (ekstra ücrete tabidir) veya bir entegrasyon olarak mevcuttur.
• Çalışan yönetimi: POS sistemi, gerektiğinde çalışan erişimini kısıtlamaya ve çalışan satışlarını kaydetmeye izin verebilecek özelliklere sahip olmalıdır. Bazıları ise zaman izleme ve zamanlama özelliklerini içerir, ancak bu özellikler genellikle eklentiler veya entegrasyonlar şeklinde temin edilebilir.
Bir POS sisteminde her özellik işletme veya endüstri için geçerli olmasa da, en azından satın alma yeteneklerine ve satış kaydına tüm işletmeler ihtiyaç duyar. Bunun yanında çoğu işletme pos sisteminin envanter izleme ve entegrasyon özelliklerinden de faydalanmaktadır. POS sistemleri envanter kontrolü ve muhasebe yazılımlarıyla ara yüz ile kullanılarak toplam geliri, indirimleri, iadeleri, malların maliyetini, satış vergilerini raporlayabilir.

Kaliteli bir POS sistemi işletmeler için değerli veri ve raporlama araçlarına erişim sağlayarak hedeflerle ilgili eğilimler ve genel iş performansı hakkında bilgi sahibi olunmasına yardımcı olur. Modüller stok kontrolü, satış, müşteri ilişkileri yönetimi, rezervasyonlar, hesaplar ve personel yönetimini içerir. Bu tür güvenilir bir sistem uygulandığında, iyi performans gösteren alanları tespit edilir ve daha fazla ilgilenilmesi gereken alanları geliştirilebilir. Bu süreci takip ederek iş daha verimli hale getirilebilir. Bunun yanında çalışan ve müşteri yönetimi yetenekleri her zaman gerekli özellikler olmamasına rağmen, marka sadakati oluşturulmasında müşterilerle bağlantı kurulmasında ve çalışanların yönetilmesi için son derece yararlı olabilir.
Pos sistemi, işletmelerin müşterileriyle ileri düzeyde bağlantı kurmasına olanak tanıyan bir tahsilat sistemidir. Ödül programları, markalı sadakat kartları ve promosyonlar gibi entegre uygulamalar yoluyla, müşterileri ilişkilerinin geliştirilmesi için daha fazla alan oluştururken, diğer işletme programlarına entegre edilebilmesi ise işi yürütürken kolaylıklar sağlamaktadır.