Office 2010 ’da Önemli Belgeleri Nasıl Koruyabiliriz?

Bazen, sizin için manâlı olan belgelerinizi, yalnızca belirtilen şahısların okuyabileceği veya üzerinde değiştirme yapabileceği şekilde güvenlik altına olmak ihtiyacı duyarsınız Burada, manâlı belgeleriniz üzerinde değişim yapmayı nasıl kısıtlayacağınıza ve belgelerinizi nasıl şifreleyeceğinize bir göz atacağız


MS Office belgelerinin Web Apps üzerinden internette paylaşılmasının olası olması ile beraber, belgelerinizin güvenliğinden belirli olmak ve hatta belgelerinizle ilgili ilave güvenlik önlemleri olmak isteyebilirsiniz Belgelerinizi, şirketinizin sahip olduğu ağ üzerinden paylaşıyor olsanız bile, sadece bir takım bölümlerin başlarındaki şahısların görmesine gereklilik duyulan belgeleriniz için emniyet önlemlerini ilave etmek, tedbirli bir tutum şekli olacaktır


Şimdi size açıklayacağımız örneğimizde, bir Word dosyası kullanarak, kullandığımız Word dosyası üzerinde operasyon yapacak şekilde konuyu anlatacağız, oysa şifreleme süreci, Excel ve Power Point dosyaları için de aynı şekilde gerçekleştirilmektedir bununla beraber, kısıtlı biçimlendirme izni verilmesi (İzni Kısıtla komutu), sadece Word ve Excel için geçerli bir özelliktir
İzinleri Kısıtla Özelliği
Eğer belgenizin kayıtlı bir biçimde olması gerekiyorsa ve belgenizi görüntüleyen şahısların, belgeniz üstünde doğru olmayan biçimlendirmeler yapmalarını istemiyorsanız, bu şahısların yapabileceği değişikliklerin çeşitlerini denetim edebilirsiniz Bunun için belgenizi açın, Dosya sekmesini açın, Doküman Koru menüsünü tıkayın ve “Kişilere Göre İzinleri Kısıtlayı seçin
Belgenizin sağ tarafında biçimlendirme ve değiştirmenin kısıtlanmasına karşın bir pencere açılacaktır Burada, seçme şekillerini ve şekillendirme izinlerini kısıtlayabilirsiniz Açılan pencerede, belge içerisinde nelerin değiştirilip değiştirilemeyeceğini tamamiyle saptamak için, “Ayarlar seçeneğini seçmelisiniz
Ayarlar penceresinde seçimlerinizi yapıp pencereyi kapattıktan sonra, ağınızdaki kullanıcılardan hangilerinin belgede değiştirme yapabileceğini seçebilirsiniz
Belge üzerinde değişiklik yapacaklar konusundaki kısıtlamalarınızı seçtikten sonradan da, pencereyi kapatıp, “Evet, Korumayı Uygulamaya Başla düğmesini tıklayın
Bu düğmeyi tıkladığınızda bir pencere daha açılacaktır Bu pencerede de, değişikliklere karşısında koruma *uygulaması için belirleyeceğiniz, isteğe yan şifrenizi yazın
Bir kullanıcının belgeye online olarak ulaşması konusundaki kısıtlamalarımızı oluştururken, belgemiz “salt okunur olarak ayarlanmış durumda olacaktır Eğer belgemizi açacak kullanıcılar, belgemizi kendi tarayıcılarında başkalaşmak isterlerse, belgeyi, Word Web App ’ın değiştirilmek üzere açamayacağı ve belgeyi kendi bilgisayarlarındaki Word ’de açmaları gerektiğiyle ilgili bir mesajla karşılaşacaklardır
Kısıtlanmış olan doküman açıldığında, araç çubuğunda, yalnızca sizin izin verdiğiniz seçenekler kullanılabilir olacaktır Araç çubuğundaki diğer her şey koyu olmayan bir biçimde görüntülenecektir
Eğer kullanıcılardan biri değiştirme yapılmasıyla ilgili korumayı kaldırmak isterse, korumayı uygulamaya başlarken koyduğunuz parola ekranına yönlendirilecektir
Belgelerinizi Şifreleyin
Şimdi, bir Word belgesini, nasıl bir şifreyle koruma altına alabileceğimize bakacağız Belgenizin araç çubuğunda Dosya sekmesinin aşağıda Bilgi menüsünü açın, onun da aşağıda Belgeyi Koru seçeneğinin içerisindeki “Parola ile Şifrele düğmesini tıklayın
Açılan pencere içerisine, belgeyi şifrelemek için kendi belirlediğiniz bir parola yazın Gerisinde, dürüst şifre kodladığınızdan belirlenmiş edinmek için, belirlediğiniz şifreyi her yerde yazın ve işlemi sonlandırmak için “Hazır düğmesini tıklayın
Belgeyi şifreleme işlemi yaptıktan daha sonra, belgeyi başlatmak için şifreye ihtiyaç duyulduğunu bildiren bir müsade penceresinin açıldığını göreceksiniz
Artık, siz veya bir başka biri belgeyi açtırmak istediğinde, belgeye varmak için içten şifrenin girilmiş olmasına ihtiyaç duyulacaktır Hem, şifrelenmiş belgelerin, Web Apps içerisinde açılamayacağını da burada belirtmeliyiz Bu belgeler, o bilgisayarda kurulu olan Word ’de ve dürüst parolanın girilmesi şartıyla açılabilecektir
Sonuç
Eğer kimsenin üzerinde değiştirme yapmasını veya görüntülemesini istemediğiniz, sizin için kayda değer belgeleriniz varsa; Evrak Koruma ve Şifreleme, belgelerinizi gözetmek için size hoş gelebilecek araçlardır