Idare Fonksiyonları

İşletmeler kuruluş statüleri, sermayeleri, teknik özellikleri ve egzersiz alanları yönünden çok çeşitlidir Ama bütün işletmeler, üretim arttırma, mahsul kalitesi arttırma ve imal maliyeti düşürmeye gayret ederler
Yönetim Fonksiyonları Listesi
*Tasarlama
*Örgütleme
*Kadrolama
*Yöneltme
*Denetim
*Buluş
*Temsil Etme
*Değer Biçme
*Idare Etme
*Harekete Geçirme
*Güdüleme
*Önderlik
*Karar Verme
*Irtibat
Tasarlama
Amaçların ve amaçlara uygun yöntemlerin belirlenme sürecine planlama denir Planlama, işletmenin arzu ettiği hali gerçekleştirmeye karşın çalışmadır Arzu edilen ayla ise maksat denir
Tasarlama Süreci: Tasarlama süreci, işletme başarısında esas ve öncelikli bir süreçtir Öteki yönetim fonksiyonlarının başarısı için başarılı planlama şarttır Planlama çalışmaları mutlaka sistematik gerçekleştirilmelidir
1Örgütsel Amaçlar Belirleme: Örgütsel amaçlar mutlaka işletmenin tümünü kapsamalıdır İşletmenin her bölümüne kendi amaçlarına kadar planlama öncelikleri gereklidir Amaçlar belirlenmeden önce mutlaka mevcut koşullar değerlendirilmelidir Yöneticiler mevcut hali iyi tahlil etmelidir İşletme iç ve dışı etkenleri değerlendirmelidir İşletme amaçları her bölümün planlarına yol göstermelidir Yöneticinin planlama başarısı için işletmenin esas amaçlarını iyi anlayıp yorumlaması gereklidir
2Koşulları İrdeleme: Koşullar işletme içi veya dışından kaynaklanabilir Bu koşulların değerlendirilmesi amaçlara ulaşmayı kolaylaştırır İşletme içi şartlar, idare kontrollü değişkenlerdir Örgüt biçimi, imal tekniği, yönetim tarzı, personel politikası gibi… İşletme dışı koşullar ise idare etkisi açık havada kalan ve evvelden belirsiz koşullardır Personel ücretleri, hammadde ve malzeme fiyatları, vergi oranları, çevre koşulları gibi…
3Alternatifler Geliştirme: Örgütsel amaçlara gelmek için alternatifler belirlenir Tüm alternatiflere varmak maliyet yönünden muhtemel olmayabilir Dolayısıyla mutlaka, önceki aşamadaki belirlenen koşullar doğrultusunda alternatifler belirlenmelidir
4En İyi Alternatifi Seçme: Bir önceki aşamada belirlenen alternatifler değerlendirilerek karşılaştırılır Değerlerin tekrar tekrar sayısal olmaması karşılaştırmanın en esas zorluğudur Değerler sayısal ise, çok süre, para ve personel gerekir Alternatif seçiminin temel ölçütü, işletme koşullarına uygunluktur Alternatiflerden mevcut koşullara en uygunu seçilerek tatbik planı kabul edilir
5Planları Eyleme Geçirme: En iyi alternatif seçildikten sonradan, tezgâhtar ve daha aşağı planlarla birlikte eyleme geçirilir
Esas tatbik planı ve asistan alt planlardan istenilen sonuçların alınabilmesi için, aralarında uyumluluk gereklidir Planlar çevre koşullarına uygun ve esnek olmalı, aralıksız uygulanabilmelidir
Plan Türleri:
1Stratejik Planlar: Örgütsel kaynakların faaliyet alanlarına yönlendirilmesi için, genel amaçlara erişim amaçlı örgütsel faaliyet alanı ve pazarlar belirlenir Stratejik planlar, örgütün zamanla artma ve gelişimine ilişkin sorunlara yönelik planlardır Üstteki yöneticiler göre uzun döneme karşın hazırlanırlar Diğer planlar ise, stratejik planların ayrıntıları ve gerçekleşmelerine katkı maddesi amaçlı hazırlanır
Stratejik planlama sürecinde ilk olarak genel amaçlar belirlenir Sonradan bu amaçlara gelmek için çevre koşulları inceleme edilerek, etkinlik imkanları, fırsat ve sorunlar tespit edilmeye çalışılır İşletmenin güçlü ve cılız yönleri belirlenir Gerisinde yerinde stratejiler geliştirilir
Strateji geliştirme arkasında, faaliyetlere başlanır Organizasyon baştan gözden geçirilerek, strateji türüne kadar, personellerin gereken birikime sahip olmasına gayret edilir
2Taktik Planlar: Geliştirilen stratejilerin uygulanması için strateji planlar gereklidir Strateji planlar, stratejilerin kısımlandırılarak uygulanmasını gerektirmektedir Bütün bölümlerin yöneticilerinin hazır bulunacağı planlama komite toplantısında birbirleriyle uyumlaştırılır
3Eylemsel Planlar: Daha Alçak kademe yöneticiler, strateji planlara takviye amacıyla eylemsel planlar hazırlarlar Stratejik planlarda belirlenen hedeflere nasıl ulaşılacağını belirleyen planlardır Eylemsel planlar, muhakkak ve bedensel rakamlarla açıklama edilebilen minimum kararsızlık riski taşıyan eylem programlarıyla hazırlanır
aTek Kullanımlık Planlar: Dilekçe koşullarının zamanla değişmesi sebebiyle yeniden kullanılamayan planlardır
Programlar: Bir hedefe ulaşmanın temel adımlarını, adımların her birinden sorumluluk sahibi birey, örgüt ve adımların tamamlanmasında izlenecek yolu gösterir Hedefe gelmek için etkinlik yerine getirmede program bütçeyle hazırlanıp uygulanabilir
Projeler: Programlar dek fazla etkinlik içermeyen planlardır Egemen ya da program parçası olarak düzenlenebilir
Bütçeler: Fonksiyonel plan ve eylem programlarının maliyet göstergesidir Yöneticilerin, etkinlik miktar ve kalitesi doğrultusunda fiziki kaynak tahsisi çalışmalarıdır
bSürekli Planlar: İşletme faaliyetlerinde süreklilik ve ahenk için hazırlanarak, sürekli uygulanan planlardır
Politikalar: Karar verme sürecinde yol gösterici talimat içerir Kararların sınırlarını belirleyerek amaçlara yöneltir İşletmede gereken bütün tutum ve etkinlikler mutlaka işletme amaçlarına uymalıdır İşletme bütünlüğü, ahenk ve tutarlılık, ama bu şekilde sağlanır Aksi takdirde, bir takım kesimlerdeki davranışlar, diğer kesimlerdekilerle çelişebilir
Genyöntemler: Politika kullanmak için gerekenleri detaylı gösteren planlardır Politikalara kadar daha özel nitelikte ve politikalara yardımcıdır
Kurallar: Personellerin davranışlarını etkileyen ifadelerdir Politikalara tarafından daha dar detaylı ve kesindirler Faaliyetlerde uyulması gerekenleri açıklar
Örgütleme
Örgütleme, planlanan hedeflere gelmek için kararlaştırılan yollara uygun örgüt kurma sürecidir Tasarlama ile iki taraflı ilişkilidir Tasarlama sürecini etkinlikle uygulama, örgütleme başarısı için önemlidir Doğru planlar dürüst örgütlenmeye götürür Planları göstermek ve amaçlara varmak için uygun örgüt kurulmalıdır
Örgütleme Süreci: Örgütleme sürecinde planlanan nokta ve amaçlara gelmek için birbirini izleyen aşamalardan geçilmelidir Bu süreç sonunda, planları göstermek için alıştırma ortamı hazırdır
1 Evre – Plan ve Amaçların İncelenmesi: Nelerin, nasıl ve kimler tarafından yapılması gerektiği doğrultusunda yapılanma sağlanır
2 Safha – Faaliyetlerin Belirlenmesi: Üretim, pazarlama gibi esas faaliyetler tüm işletmelerde geçerlidir Bunların açık havada etkinlikler ise etkinlik alanı doğrultusunda belirlenir
3 Aşama – Faaliyetleri Gruplandırma: Faaliyetlerin ahenkli yürütülmesi için, benzer etkinlikler aynı grupta tek idare aşağı toplanır Bu şekilde, pazarlama, finansman, üretim gibi departmanlar kurulur
4 Evre – İşgücü Dağılımını Tespit: Her etkinlik grubundaki işlerin etkinliği için zorunlu işgücü ve adedi belirlenir Burada “İşe Kadar İnsan ilkesine uyulmalıdır
5 Evre – Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi: Hiyerarşi kurulur Hangi yöneticinin kimi yöneteceği, yönetici yetki sorumluluk vb hususlar düzenlenir Bu aşamada böylece organizasyon yapısı hazırlanır
6 Evre – Teknik Teçhizat ve Fiziki Koşulların Hazırlanması: Alet, iletişim araçları, ofis vb donanımlar hazırlanır
Hangi aşamanın siklet derecesi işletmeye bağlıdır İşletmeye göre aşamaların bazıları diğerlerinden daha uzun sürebilir
Örgütleme süreci sonunda işletme faaliyete hazırdır
Örgütleme İlkeleri: Örgütlemeden beklenen yararın sağlanması ve öteki idare fonksiyonlarına esas hazırlama için uyulan bir takım ilkeler;
Maksat Birliği: Örgütün tüm amaçları açıkça belirlenir
Komuta Birliği: Her bağlı mutlaka bir tek üstten direkt emir alır Fazla üstten emir alırsa kimin emrine uyacağına karar vermesi zorlaşır Bu da kargaşa ve çatışmaya yol açar
İşbölümü ve Uzmanlaşma: Bütün personeller veri, yetenek ve tecrübeleri doğrultusunda işe alınır Her personel en iyi yapabileceği işte uzmanlaşır
Görevlerin Tanımı: Yöneticinin meslek, yetki ve sorumlulukları, çalışmalarının karşılığı belirlenir
Basamaklar Sırası: Üstten asta içten yetki sistemine uyulur Emirler üstten asta iner Aşağıdan yukarıya irtibat için de aynı şey geçerlidir
Yetki ve Mesuliyet Denkliği: Personeller yetkileri değin mesuliyet sahibidir Yetkileri dışında sorumluluk sahibi tutulmazlar
Ayrıklık: Sık Sık tekrarlanan rutin işler alt yöneticiler tarafından yapılır Stratejik ve genel işler ise üst yöneticilerin sorumluluğundadır
Yönetim Birliği: Bir grup veya departmandan yalnızca bir birey sorumlu tutulur Aynı amaçlı işler aynı yöneticinin sorumluluğundadır Bu Nedenle idare birliği sağlanır
Fonksiyonel Benzerlik: Görevler gruplara ayrılırken işlevsel benzerliklerine uyarı edilir Böylece örgütsel amaçlara ivedi ulaşılır
Yönetim Alanı: Yönetici denetim edebileceği değin kişiyi yönetir Aksi takdirde verimlilik ve faaliyet bozulur
Çapraz İlişkiler: Benzer düzey yöneticiler buluşarak konu ayrıntılarına girerek karar alırlar Böylece zaman tasarrufu ve irtibat kolaylığı sağlanır
Departmanların Kurulması: Departman, işletmenin bir kısmı veya açıklanmış çalışmaları taşıyan çevre veya bölgedir Çalışmaların gruplandırılmasıyla departmanlar kurulur ve aralarındaki ilişkiler belirlenir
Departman belirleme kriterleri;
*Fonksiyonlar
*Mahsul temelleri
*Coğrafi temel
*Alıcı temeli
*Rakam temeli
*Vakit temeli
*Süreç ve gaye
Yöneltme
Yöneltmenin temeli yönetimde uygulamaya geçiştir Yöneltme, yöneticinin astlarını faaliyetlere yönlendirmesi ve yapacaklarını bildirmesi sürecidir Bütün hazırlıkların sonunda, personeli çalışmaya yönlendirme de kabul edilir
Güdüleme: Güdüleme, insanların etkinlik ve çabalarının sürekliliğini karşılayan uygulamalardır Yöneticileri personel performansını fazla yakından ilgilendirmektedir Yöneticilerin başarıları, astlarının işletme hedeflerine uymalarına bağlıdır
Güdüleme konusunda, yöneticilere personel güdüleme araçları belirleme ve güdüleme sağlamaları için manâlı teoriler geliştirilmiştir
1İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi: Maslow ’a göre, insan davranışları belirli gereksinimlerini giderme amaçlıdır Bu gereksinimler öncelik sırasına konulabilir Dolayısıyla, daha aşağı seviye gereklilik karşılanmazsa, üstteki düzey gereklilik karşılanması beklenmez
Esas Fizyolojik Gereksinimler: Yiyecek, meşrubat, uyku gibi gereksinimler
Emniyet Gereksinimi: Şahısların emniyet içinde kalma gereksinimleri
Sosyal Gereksinimler: Aitlik, benzer ortamdaki kişilerce kabul edilme gereksinimleri
Saygınlık Gereksinimi: Kendine güven ve saygı duyarken, başkalarının beğeni ve saygısına gereksinim
Kendini Gerçekleştirme Gereksinimi: Potansiyel yeteneklerini farketme, kendini geliştirme gereksinimleri
2Çift Etken Teorisi: Herzberg, egzersiz ortamında güdülemeye karşın etmenleri güdüleyici ve hijyen etmenler diye sınıflandırmıştır
Güdüleyici Etmenler: İşin gerçeğine ilişkin iş başarma, tanınma, sorumluluk, gelişme ve ilerleme etmenleri Bu etmenlerin varlığı güdüler Ancak, yokluğu doyum etkisi etmez
Hijyen Etmenler: Meslek çevresine ilişkin işletme yönetim ve politikası, kontrol, aidat ve alıştırma koşullarıdır Bu etmenlerin varlığı güdülemeyi etkilemez Ancak, yokluğu doyumsuzluğa yol açar
3Galibiyet İhtiyacı Teorisi: McClelland ’a kadar egzersiz hayatında üç esas güdü etkilidir Başarı, baskı ve bağlanma ihtiyaçlarıdır
4Beklenti Teorisi: İnsan gereksinimlerinin tutum başlatmaya yetmeyip, bir davranışta katılmak sonucu gereksinim giderilmesi beklentisi ileri sürülmüştür Buna göre en bilinen güdüleme kuramı beklenti teorisidir Vroom ’a kadar, güdülenme bir davranışla amaca varmak beklentisi ile amacın önemi çarpımıdır Kişiler sonuca ulaşma beklentisi yüksek amaçlara çabalarlar
Önderlik: Önderlik, amaçlara ulaşmak için başkalarını yön belirleme ve etkileme sürecidir
Önderlik, güdüleme ile birlikte bir yöneltme aracıdır Ama, önderlik faaliyetleri yüksek başarılara liderlik yetenekleriyle ulaşabilir
1Ayırtedici Girişim: Allah Vergisi liderliği belirtir Önderlik ayırtediciliğini somut özellikler, karoser inşa ve görünüşü, akıl ve konuşma etkinliği diye sınıflandırmıştır
2Tarz Yaklaşımı: 1940 ’lı yıllar gerisinde, liderlerin tarz ve davranışlarını kavrama çalışmaları başlamıştır Liderlerin etkililiği ve yönlendirebilmesi için zorunlu davranışlar tespit edilmiştir Kişilerin liderlik davranışlarını belirleyerek bu doğrultuda eğitilmesini savunmuştur
3Durumlara Kadar Yaklaşma: Önderlik için genel bir tavır biçimi yoktur Duruma göre bambaşka liderlik davranışları belirlenir
4Yeni Önderlik Yaklaşımı: Lider, örgütün gelecek durumunu varsayım ederek yönlendirir Liderlerin bu yetenekleri, değişim isteklerini tetikler
Liderlik ve idare kavramları bazen eş anlamda kullanılmaktadır Oysa özdeş değildirler Önderlik, insanları toplu etkileyerek yönlendiren yetenektir Idare ise, yapılacakları belirleyerek insan çalıştırma yetkisidir Liderin temelde yeteneği, yöneticininse yöneltme hakkı vardır
Liderlik ve Yöneticiliğin Karşılaştırılması:
Lider;
*Gücünü karakter özellikleri ve bireysel ilişkilerinden alır
*Örgütün tüm basamaklarında bulunabilir
*Başarısı insanlara dayalıdır
*Kendi tasarladığı hedeflerle örgütü iyileştirir
*İnsanlara güvenir
*Doğru işleri yapar
*Sonuçlar için çalışır, yenilikler gerçekleştirir
*Örgütü geliştirmeye çalışır
*Değerinde, taahhüt gibi konuları vurgular
*Değiştirme ve risklere yönelir
*Uzun vadede örgüt başarısını varsayım eder
Yönetici;
*Gücünü bulunduğu makamdan alır
*Örgütün yüksek kademelerinde bulunur
*Başarısı sisteme dayalıdır
*Örgütün belirlediği hedeflere mücadele harcar
*Denetime güvenir
*İşlerini dürüst yapar
*Kaide izleyip uygular
*Örgütün halini koruyarak akıcılık sağlar
*Koordinasyon, fabrika, malzeme gibi konuları vurgular
*Kesin olmayandan kaçınır, riske girmek istemez
*Kısa vadede hedeflere odaklanır
Baskı: Baskı, şahısların sahasındaki potansiyel enerjidir Karışık örgütlerde galibiyet için iyi kuvvet sağlanmalı ve kullanılmalıdır Güç, başkalarını istediği yönde yönlendirme yeteneğidir
Zorlama Alanı: Zor sahibinin etkileyebildiği kişileri belirtir
Zor Konusu: Zor sahibinin etkileme konusunu belirtir
Zor Kaynakları: Başkalarını etkilemek için yararlanılacak kaynakları belirtir Ödüllendirme gücü, zorunlu baskı, hukuki şiddet, uzmanlık gücü, karizmatik baskı
Güç kaynaklarının belirlenmesi zordur Ansızın artı baskı yeteneğine sahip yönetici, astları için zorlama unsuru makul Başarılı yöneticiler, baskı sahibi yöneticilerdir Hukuki yönetici, astlarıyla sürekli etkileşimde, kişilik ve politikalarını benimseten, sevilen, etkin liderdir Koç tipi idareci kavramı, yöneten yerine yönlendirenliğe önem vermektedir
Irtibat: Iletişim, bilgi, duygu, fikir ve anlayışı aktarım sürecidir İletişimde kaynak, ileti ve alıcılar bulunur Iletişim, bir çevre ya da toplulukta bir niyet için gerçekleşir
Kaynak: Us veya verileri sembollerle kodlayarak ileten birey ya da kurumlardır
İleti: Kaynaktan alıcıya gönderilen, kaynak ve herif aralarında karşılıklı kavrayış hazırlayan iletişim unsurudur
Herif: İletileri alan taraftır Birey veya grup olabilir
Biçimsel Irtibat Biçimleri: Örgüt içi iletişim çoğunlukla biçimseldir Biçimsel iletişim, örgüt içi yetkili kişilerin düzenledikleri iletişim sistemidir
1Düşey Irtibat: Hiyerarşik yapılanmayla, üst ve astlar aralarında iki yönlü iletişimdir Üstler, belirtilmiş amaçlar doğrultusunda, değişik konularda kararlarıyla ilgili emirlerini yukarıdan aşağıda iletirler Astlar ise aldıkları emirlerin sonuçlarını, özlem ve önerilerini yukarı dürüst iletirler
2Yatay Iletişim: Benzer seviyede idareci ve bölümler arası iletişim demektir Sorun çözme, örgütsel işleyiş hızlandırma gibi amaçlarla şekil şartsız yürütülen iletişimdir Genellikle sözlüdür
3Çapraz Irtibat: Fonksiyonel ve çağdaş örgütlenme şekli matris örgütlenmenin doğal sonucudur Mesela; bir birim yöneticisinin kendi alanında, diğer bölümlerin astlarıyla bilgi alışverişi
Biçimsel Olmayan Iletişim Biçimleri:
Zaman baskısı altında, iş etkinliği arttırma amaçlı ya da örgütteki biçimsel olmayan grupların doğal sonucu, yetkili kadar örgütlenmeyen irtibat türüne biçimsel olmayan iletişim denir
1Dedikodu: Bir iletiyi işletme içine yaymaktır Örgüt amaçlarına ulaşmaya yarayabilir, sosyal gereksinimleri karşılayabilir
2Olasılık Zinciri: İletinin yayılması olasılığa bağlıdır Başlıca biçimsel iletişim yetersizliği kaynaklı olup yıkıcı tesir edebilmektedir
Grup: Halk Müziği, hayatlarının önemli kısmını sosyal topluluklarda geçirirler Bu topluluklarla amaçlarına ulaşanlar, gruplarla sosyal ve ekonomik yönden tatmin olurlar Bireysel özellikler de böylece gelişir Gruplar da bireyler arası tutumla gelişir
Denetim
Denetim, amaçlara ne derece ulaşılabildiği belirlenerek, gerektiğinde yatıştırıcı tedbirler alma sürecidir Düzenleyici bir yönetim fonksiyonudur Idare sürecinin planlara uygunluğunu sağlar Erişmek istenen halle erişilen hal arasında köprü vazifesi görür
Denetleme Süreci:
1Hedeflerin Saptanması: Hedeflenen sonuç ve standartların tespitidir Hedefler işletme plan ve programlarında, organizasyon el kitaplarında, yönetmeliklerde, çalışma yönergelerinde ya da üst idare emirlerinde yazılı bulunur Standartlar;
*Rantabilite
*Pazar Durumu
*Verimlilik
*Ürün Liderliği
*Personel Geliştirme
*Iş görebilen Tutumları
*Sosyal Yükümlülük
*Ve Aynı Konular
2Gerçekleşen Sonuçların Ölçülmesi: Standartlar ile ulaşılan sonuçların karşılaştırılması için gereken aşamadır Sonuçlar mutlaka dürüst ölçülmelidir
3Standartlarla Gerçekleşen Sonuçların Karşılaştırılması: Tespit edilmiş hedef sonuçlarla gerçekleşen sonuçlar karşılaştırılır Standartlardan sapmalar tespit edilir Ulaşılan sonuçlar “kabul edilebilir ya da “kabul edilemez şekilde değerlendirilir
4Yatıştırıcı Faaliyetler: “Kabul edilemez sonucu çıktığında bu etkinlikler gerekir Beklenen katkı maddesi için, gözden düşmüş netice kaynakları mutlaka tespit edilmelidir Islah Edici faaliyetlerle teknikler değiştirilir veya standartlar denetim edilir
Teftiş süreci;
*Plan ve amaçlara uyar
*Değişen koşullara uyacak değin esnektir
*Maliyet minimize edilir
*Denetim edilecek etkinlik gereklerine uyar
*Tarafsızdır
*Sonuçlar doğrultusunda düzetici tedbirler alınır
*Yalın ve uygulanabilir
Litaratür:
Anadolu Üniversitesi – Genel İşletme – Haziran 2008